通帳と台帳の突き合わせを、AIに任せるまで

隊長最近、AIの話ばかりだよね。
会社では何か使ってたりするかな？

隊長実は私も、
半年前まではAIに触ったこともなかったんだよ。
だから、
二の足を踏む気持ちはよく分かるんだよね。
ちょっと聞いてもいいかな？
その突き合わせ、
何棟分やってるの？

隊長もしよかったら、
今のやり方を聞かせてもらえないかな？
質問をメールで送ることも、
会社に伺って、
話を聞くこともできるよ。
無理に勧めたりはしないし、
急いで決めなくても大丈夫だよ。
おすすめできないときは、
導入しない方がいいって、
正直に言うから、安心してね。

隊長じゃあ、始めるね。
先に1つだけ、言っておくね。
あとで「この作業に今いくらかかっているか」をお見せするんだ。
実際の作業時間と、
作業している方のおよその時給が分かれば、出せるからね。
どなたがいくら、
といった細かい金額は聞かないよ。

隊長それと、
先に1つ確かめさせてね。
管理のソフトを使っているなら、銀行の明細を読んで、自動で消し込んでくれる機能は付いてないかな？
もし付いていて、
手で直すのが月に数件だけなら、うちのサービスは使わない方がいいんだよ。
同じ役目のシステムが、
2つになってしまうからね。

隊長分かった。
家賃は、
どうやって入ってきてるのかな？
振込と口座振替と保証会社で、
だいたいの割合を教えてもらえる？

隊長それなら、
お役に立てると思うよ。
台帳と銀行の明細を取り込めば、部屋ごとに「一致・過不足・未入金」が出るんだ。
進める場合も、
いきなり本番じゃないんだよ。
テスト導入（3ヶ月）を申し込んでもらったら、まず、過去3ヶ月分のデータを使って、今までの照合の結果と、答え合わせをするからね。
答え合わせは、
費用をいただかずに、
うちの会社でやるよ。
今のやり方も残したまま進めるから、無理なく始められるよ。
過去の3ヶ月分と、
テスト導入の3ヶ月分。
あわせて6ヶ月分のデータで、
一緒に仕上げていくよ。

隊長大丈夫だよ。
氏名のように、
個人を特定できるデータは、
うちの会社では受け取らないからね。
答え合わせのデータは、
入居者さんの氏名と振込の名義を、記号に置き換えてから送ってもらうんだよ。
置き換えは、
画面のボタンを押すだけ。
誰が誰かは、
会社のパソコンにある対応表でしか分からないよ。
毎月のシステムも、
会社のパソコンの中で動くから、うちの会社が見るのは、名前も金額も入っていない、一覧だけなんだ。
だから安心してね。

隊長あと、ついでに1つだけ。
ホームページは今のままでいいのかな？
月にいくら払ってる？

隊長それなら、
載せ替えて運用費を下げる手もあるよ。
急ぐ話じゃないから、
頭の隅に置いといてね。

隊長答え合わせのデータを受け取る前に、まず、正式な契約書を交わそうね。
入居者さんの名前や入金のデータは、大切な個人情報だからね。
情報をどう守るか。
何かあったときに、
誰が責任を持つか。
この2つを、先に書面で、
はっきりさせておきたいんだ。

隊長大きく3つだよ。
1つ目は、
お互いの秘密を守る約束。
2つ目は、
入居者さんの個人情報の扱い方。
氏名の入ったデータは、
うちの会社では預からないよ。
データを見たかどうかの記録も、毎月お知らせするよ。
万一、漏れるおそれがあれば、
すぐに知らせることも、
約束しているんだ。
3つ目は、役割と責任の範囲。
入金を最後に確かめるのは、
そちらの会社の役目。
計算が正しく出るように、
システムを整えるのは、
うちの会社の役目。
この分け方と、
万一のときの責任の範囲が書いてあるよ。

隊長社長さんに署名してもらえれば、それがテスト導入（3ヶ月）のお申し込みになるよ。
過去3ヶ月分の答え合わせを、
費用なしでやれるのは、
このお申し込みがあるからなんだ。
電子契約だから、
メールから署名できるよ。
署名の後に、
テスト導入の1ヶ月目の請求書が届くから、カードで払ってね。
2ヶ月目からは、
そのカードで毎月、
自動で払われるよ。
もし答え合わせで、
うちの会社の計算が、
どうしても合わなかったら、
テスト導入には進まないよ。
そのときは、
1ヶ月目の料金を、
全額お返しするから安心してね。

隊長署名とお支払い、ありがとう。
答え合わせのデータを、
送ってもらうね。
送ってもらうのは、
過去3ヶ月分の、
次の4つだよ。
・台帳（CSV）
・銀行の明細（CSV）
・口座振替と保証会社の明細
・今までの照合の結果

隊長ごめんごめん、
説明が足りなかったね。
ネットバンクの「明細をダウンロード」で出てくる、一覧表のファイルのことだよ。
Excelでも開ける、
ただの表なんだよ。
台帳も、同じ形で出せるよ。
記号にするボタンの使い方は、
紙の手順書でも見られるからね。

隊長そうだよ。
必要な情報がどこにあるか、
これが分かればCSVでの取り込みは簡単だよ。
4つのファイルを選んで、
画面のボタンを押すと、
氏名と名義が記号に置き換わるんだ。
記号のデータを送ってくれたら、あとはうちの会社が引き受けるよ。
システムで計算できる形に整えて、今までの結果と、1部屋ずつ照らし合わせるよ。
1円でも合わなければ、
理由をすべて突き止めるよ。
うちの会社の計算が原因の差は、0円になるまで直すからね。
結果は、
差が出た所の理由まで、
全部まとめて報告するよ。

隊長画面は、
ダミーのデータで撮った写真で見せるね。
判定のまとめに、
一致・過不足・未入金と、
宙に浮く入金が、
部屋ごとに出るんだよ。
名義が台帳と違う振込は、
勝手に入金済みにせずに、
「要確認」で止めるからね。

隊長答え合わせの間に、
宙に浮いた入金は、
記号でお聞きするから、
どの部屋の分かを教えてね。
テスト導入からは、
会社の画面に、
名字が同じ方の部屋が、
氏名つきで出るよ。
押して紐づけるだけでいいんだ。
紐づけた名義は、
画面が覚えておくからね。
次の月からは、
同じ名義の振込が、
自動で当たるよ。

隊長テスト導入からは、
毎月のデータを、
会社のパソコンで取り込んでもらう形だよ。
列の名前はうちの会社で設定しておくから、ネットバンクや管理のソフトから出したデータを、そのまま取り込めるんだ。
うちの会社に送ってもらうのは、名前も金額も入っていない、「そろい方の一覧」と「再現用のメモ」だけ。
画面のボタンを1回押して、
メールの返信に貼ってもらえば済むよ。
見方で迷ったら、
いつでも聞いてね。

隊長答え合わせの結果を、
メールで送ったよ。
テスト導入を始める日も、
書いてあるからね。
社長さんにも、
見てもらってね。

隊長良かった。
ここからの流れを、
表にまとめたから見てね。
テスト導入は、
入金の指定日に合わせて始めるよ。
入金の指定日の次の日から、
銀行が開いている日で数えて2日目を、「確定の日」と呼ぶね。
1ヶ月目は、
答え合わせが終わった後の、
最初の確定の日の月だよ。

隊長テスト導入の3ヶ月は、
今のやり方も続けながら、
システムを動かしていくよ。
今までの照合の結果と比べて、
うちの会社の計算が原因の差は、0円にしていくよ。
3ヶ月のうち2ヶ月、
確定の日までに間違いなく確定できたら、合格だよ。
毎月、確定の日に、
口座振替と保証会社の分も一緒に取り込んで、報告を送ってね。
入金の指定日の次の、
銀行が開いている日までに入った分は、期日内だよ。
確定の日には、
入金が確認できない部屋の一覧と、入金のご案内の文の下書きが出るからね。
指定日の前には、
やり方を思い出せるように、
案内のメールも送るよ。
ご案内を送るかどうかは、
会社で決めてもらえば大丈夫だよ。
遅れた方には黄色や赤の印が付いて、次の月にも引き継がれるよ。

隊長取り込むと、
画面の一番上の「今月の確認」に、今からやる手順が上から並ぶよ。
押すと、
その作業の欄に移って、
やり方が出るからね。
修繕や清掃の支払いも、
どの棟が対象となるか設定すれば、オーナーさんへの送金額から引くよ。

隊長今までのやり方と比べながら動かしてみて、どうかな？

隊長テスト導入の3ヶ月で、
合格の条件をクリアしたね。
3ヶ月のうち2ヶ月、
間違いなく確定できたからね。
使ってみて、どうだった？

隊長それは良かった。
続けるなら、
何もしなくて大丈夫だよ。
テスト導入の料金を、
3ヶ月分払い終えたら、
次の月の1日から、
そのまま年間契約になるからね。
月額は、戸数で決まるよ。
最初の12ヶ月は年間契約で、
途中でやめても、
その期間の料金は支払ってもらう形になるよ。
12ヶ月が終わる2ヶ月前に、
メールで知らせるからね。
何も言わなければ、
同じ月額で、
また12ヶ月の年間契約になるよ。
月額を変えるときは、
その知らせで伝えるよ。
12ヶ月の後は、
月ごとの契約も選べるよ。
月額は1.2倍になるけど、
1ヶ月前に言ってくれれば、
次の月の末日でやめられるんだ。
お支払いは、
毎月1日のカード決済だね。
もしやめるときも、台帳は、
会社のフォルダの中にあるから、そのまま残るよ。
紐づけた名義も、やめる前に、
画面から控えを保存できるよ。
引き止めもしないからね。