勤怠の集計と給与明細を、AIに任せるまで

隊長最近、AIの話ばかりだよね。
君の会社では何か使ってたりするかな？

隊長実は私も、
半年前まではAIに触ったこともなかったんだよ。
だから、
二の足を踏む気持ちはよく分かるんだよね。
ちょっと聞いてもいいかな？
その集計、何人分やってるの？

隊長もしよかったら、
今のやり方を聞かせてもらえないかな？
質問を3つ、メールで送るね。
書くのは、5分ほどで済むよ。
希望があれば、お店に伺って、
話を聞くこともできるからね。
無理に勧めたりはしないし、
急いで決めなくても大丈夫だよ。
おすすめできないときは、
導入しない方がいいって、
正直に言うから、安心してね。

隊長ありがとう。
実際に作業している方に、
書いてもらえると、
時間が正確になるから助かるよ。

隊長ご記入のお願いを、
メールで送ったよ。
質問は3つだけなんだ。
実際の作業時間と、
作業している方のおよその時給。
この2つが分かれば、
「この作業に今いくらかかっているか」をお見せできるからね。
どなたがいくら、
といった細かい金額は聞かないよ。

隊長ご返信、ありがとう。
診断メモを送ったから、
見てみてね。
今の作業の時間と人件費、
システムを入れた後の見込み、
それから費用まで書いてあるよ。
1つだけ、
正直に伝えておくね。
給与ソフトを使っている会社なら、うちのサービスは使わない方がいいんだよ。
同じ役目のシステムが、
2つになってしまうからね。

隊長それなら、
お役に立てると思うよ。
打刻の表を取り込めば、
スタッフ別に、
出勤・労働・残業・深夜の表と、締めの検査まで出るんだ。
進める場合も、
いきなり本番じゃないんだよ。
テスト導入（3ヶ月）を申し込んでもらったら、まず、過去3ヶ月分のデータを使って、今の給料と、答え合わせをするからね。
答え合わせは、
費用をいただかずに、
うちの会社でやるよ。
今のやり方も残したまま進めるから、無理なく始められるよ。
過去の3ヶ月分と、
テスト導入の3ヶ月分。
あわせて6ヶ月分のデータで、
一緒に仕上げていくよ。

隊長大丈夫だよ。
氏名のように、
個人を特定できるデータは、
うちの会社では受け取らないからね。
答え合わせのデータは、
氏名を「社員A」「社員B」みたいな記号に置き換えてから送ってもらうんだよ。
置き換えは、
画面のボタンを押すだけ。
誰が誰かは、
お店のパソコンにある対応表でしか分からないよ。
毎月のシステムも、
お店のパソコンの中で動くから、うちの会社が見るのは、名前も金額も入っていない、一覧だけなんだ。
だから安心してね。

隊長あと、ついでに1つだけ。
ホームページは今のままでいいのかな？
月にいくら払ってる？

隊長それなら、
載せ替えて運用費を下げる手もあるよ。
急ぐ話じゃないから、
頭の隅に置いといてね。

隊長答え合わせのデータを受け取る前に、まず、正式な契約書を交わそうね。
スタッフの給料のデータは、
大切な個人情報だからね。
情報をどう守るか。
何かあったときに、
誰が責任を持つか。
この2つを、先に書面で、
はっきりさせておきたいんだ。

隊長大きく3つだよ。
1つ目は、
お互いの秘密を守る約束。
2つ目は、
スタッフの個人情報の扱い方。
氏名の入ったデータは、
うちの会社では預からないよ。
データを見たかどうかの記録も、毎月お知らせするよ。
万一、漏れるおそれがあれば、
すぐに知らせることも、
約束しているんだ。
3つ目は、役割と責任の範囲。
給料を最後に確かめるのは、
お店の役目。
計算が正しく出るように、
システムを整えるのは、
うちの会社の役目。
この分け方と、
万一のときの責任の範囲が書いてあるよ。

隊長それから、
この契約書への署名が、
テスト導入（3ヶ月）のお申し込みになるんだ。
過去3ヶ月分の答え合わせを、
費用なしでやれるのは、
このお申し込みがあるからなんだ。
電子契約だから、
メールから署名できるよ。
署名の後に、
テスト導入の1ヶ月目の請求書が届くから、カードで払ってね。
2ヶ月目からは、
そのカードで毎月、
自動で払われるよ。
もし答え合わせで、
うちの会社の計算が、
どうしても合わなかったら、
テスト導入には進まないよ。
そのときは、
1ヶ月目の料金を、
全額お返しするから安心してね。

隊長署名とお支払い、ありがとう。
答え合わせのデータを、
送ってもらうね。
送ってもらうのは、
過去3ヶ月分の、
次の3つだよ。
・打刻の表（CSV）
・スタッフの台帳
・今までの給料の表

隊長ごめんごめん、
説明が足りなかったね。
打刻アプリで「ダウンロード」を押すと出てくる、一覧表のファイルのことだよ。
Excelでも開ける、
ただの表なんだよ。
紙のタイムカードなら、
日付・名前・出勤・退勤を、
Excelに打ち込んで、
CSVで保存すれば大丈夫だよ。
過去3ヶ月分を打ち込む時間は、別にかかるから、先に伝えておくね。
これからの分は、
無料の打刻アプリにすれば、
打ち込まずに取り出せるよ。
記号にするボタンの使い方は、
紙の手順書でも見られるからね。

隊長そうだよ。
必要な情報がどこにあるか、
これが分かればCSVでの取り込みは簡単だよ。
3つのファイルを選んで、
画面のボタンを押すと、
氏名が記号に置き換わるんだ。
記号のデータを送ってくれたら、あとはうちの会社が引き受けるよ。
システムで計算できる形に整えて、今の給料と照らし合わせるよ。
1円でも合わなければ、
理由をすべて突き止めるよ。
うちの会社の計算が原因の差は、0円になるまで直すからね。
結果は、
差が出た所の理由まで、
全部まとめて報告するよ。

隊長画面は、
ダミーのデータで撮った写真で見せるね。
今月のまとめに、
出勤日数と労働時間、
残業・深夜・休日まで出るんだよ。
このデータだと「要確認」が7件。
退勤の打刻がない日と、
休憩の入れ忘れと、
残業が多い人と、
最低賃金を下回る時給と、
承認待ちの前払いなどだね。
週40時間を超えた残業は、
「お知らせ」として別に出るからね。

隊長スタッフ別の表は、このまま、
税理士さんや社労士さんに、
渡せる形だよ。
見方で迷ったら、
いつでも聞いてね。

隊長できるよ。
控除の計算と明細のPDF、
賃金台帳まで出せるよ。
毎年9月に社会保険料の元の額が変わるときも、届いた通知を見て、変わった人の額だけ画面に入れれば、10月に払う給料から新しい額で計算するよ。
税金の最終の処理だけど、
税理士さんとは契約しているよね？

隊長それなら大丈夫。
うちの会社が作るのは、
税理士さんに渡す資料までだよ。
税金の最終の処理は、
今まで通り、
税理士さんにお願いしてね。

隊長テスト導入からは、
毎月のデータを、
お店のパソコンで取り込んでもらう形だよ。
列の名前はうちの会社で設定しておくから、打刻アプリから出したデータを、そのまま取り込めるんだ。
うちの会社に送ってもらうのは、名前も金額も入っていない、「そろい方の一覧」と「再現用のメモ」だけ。
画面のボタンを1回押して、
メールの返信に貼ってもらえば済むよ。

隊長答え合わせの結果を、
メールで送ったよ。
テスト導入を始める日も、
書いてあるからね。

隊長良かった。
ここからの流れを、
表にまとめたから見てね。
テスト導入は、
お店の締め日に合わせて始めるよ。
給料日の10日前を、
「確定の日」と呼ぶね。
1ヶ月目は、
答え合わせが終わった後の、
最初の確定の日の月だよ。

隊長テスト導入の3ヶ月は、
今のやり方も続けながら、
システムを動かしていくよ。
今までの給料と比べて、
うちの会社の計算が原因の差は、0円にしていくよ。
3ヶ月のうち2ヶ月、
確定の日までに間違いなく給料を確定できたら、合格だよ。
締め日の次の日に取り込んで、
確定の日までに、
報告を送ってね。
締め日の前には、
やり方を思い出せるように、
案内のメールも送るからね。
ここからは毎月、
同じ形でシステムを運用していけるんだよ。

隊長日付と名前と金額の一覧にして、一緒に取り込めるよ。
その月の明細で、
前払いの分として、
精算されるからね。
申請を通すかどうかは、
これまでどおり、
お店で決めてね。
システムは、決めたことを、
明細に反映するだけだよ。

隊長今までのやり方と比べながら動かしてみて、どうかな？

隊長テスト導入の3ヶ月で、
合格の条件をクリアしたね。
3ヶ月のうち2ヶ月、
間違いなく給料を確定できたからね。
使ってみて、どうだった？

隊長それは良かった。
手作業と同じ結果が出るなら、
社員さんの負担は、
少しでも軽くしてあげたいよね。
続けるなら、
何もしなくて大丈夫だよ。
テスト導入の料金を、
3ヶ月分払い終えたら、
次の月の1日から、
そのまま年間契約になるからね。
月額は、人数で決まるよ。
給料を払っている人を、
全員数えるんだ。
最初の12ヶ月は年間契約で、
途中でやめても、
その期間の料金は支払ってもらう形になるよ。
12ヶ月が終わる2ヶ月前に、
メールで知らせるからね。
何も言わなければ、
同じ月額で、
また12ヶ月の年間契約になるよ。
月額を変えるときは、
その知らせで伝えるよ。
12ヶ月の後は、
月ごとの契約も選べるよ。
月額は1.2倍になるけど、
1ヶ月前に言ってくれれば、
次の月の末日でやめられるんだ。
お支払いは、
毎月1日のカード決済だね。
もしやめるときも、データは、
お店のパソコンの中にあるから、そのまま残るよ。
引き止めもしないからね。